Forecast en capaciteitsplanning als startpunt

Aan het begin van het traject kreeg Annemeike een telefoontje van de toenmalige klantmanager van PH&C. Hij merkte al snel dat er binnen de organisatie potentieel lag om Workforce Management (WFM) te optimaliseren. Vooral op het gebied van forecasting en capaciteitsplanning was er ruimte voor groei. Twee collega’s zagen het als een mooie kans om hier de focus op te leggen. Ze waren enthousiast en gemotiveerd om nieuwe kennis op te doen en zich verder te ontwikkelen.’

Beginnen bij de basis

‘Het was een unieke ervaring en ontzettend leuk om te starten bij een bedrijf dat zo efficiënt en datagedreven werkt,' vervolgt Annemeike. De eerste stap was een intensieve WFM-training, waarbij we de gehele WFM-cyclus doorlopen hebben. Het mooie is dat PH&C een datagedreven organisatie is. Daarom konden we werken met een flinke hoeveelheid historische data en werd deze training een praktische 'training on the job'. We konden ons direct in het diepe gooien met echte data en scenario's. We hebben met name gewerkt aan het begrijpen van de beschikbare historische data en hoe we deze konden gebruiken om toekomstige behoeften en trends te voorspellen.’

Aan de slag met het capaciteitsplan

De volgende stap was het ontwikkelen van een capaciteitsplan. Annemeike: ‘Zo’n plan moet rekening houden met de variabelen binnen de organisatie. We hebben bijvoorbeeld veel tijd besteed aan welke impact shrinkage heeft op het capaciteitsplan, oftewel de hoeveelheid tijd waarin werknemers niet beschikbaar zijn voor werk afgezet tegen de totaal geplande tijd. Dat zijn bijvoorbeeld pauzes, maar ook meetings en andere werkzaamheden. Want al zag de planning er best goed uit, deze analyse gaf ons waardevolle inzichten om het plan nog beter af te stemmen op de realiteit.’

Stap voor stap verbeteren

‘We maakten mooie stappen en kregen steeds meer inzicht. Toch kwamen we opnieuw uitdagingen tegen bij de volgende stap, namelijk het rooster. Het bestaande rooster bood nog ruimte voor verbetering omdat het statisch was opgezet. Zo had je één blok met een start- en eindtijd, terwijl pauzes en andere activiteiten niet specifiek waren ingeroosterd. Dit gaf ons de kans om een nieuw, flexibeler rooster te ontwikkelen in Excel. Hierdoor konden we nauwkeuriger berekenen hoeveel uur we daadwerkelijk hadden ingepland en hoeveel uur we echt nodig hadden. Deze aanpassing zorgde er niet alleen voor dat we nog beter konden plannen en onze efficiëntie verder konden verhogen, maar dat de medewerkers ook een beter passend rooster kregen.’